Gemini新機能で資料作成が速くなる使い方

a close up of a computer screen with a blurry background AI

Google Workspace（Docs/Sheets/Slides/Drive）に入ったGeminiが、ただの「文章生成」から一歩進んで、資料作成や表づくりを“中で完結”させやすくなってきました。

今回は「難しい設定なしで、仕事のよくある作業を速くする」ことに絞って、具体的な手順とそのままコピペできるプロンプト例をまとめます。

今回のアップデート、何がうれしい？（ざっくり）

ニュースを見る限り、ポイントは「GeminiがWorkspaceの中により深く入り、作業の途中で呼び出して、そのまま形にできる」ことなんです。

  • Docs：文書内でGeminiチャットを開いて、下書き→整形→言い回し変更まで流れ作業にしやすい
  • Sheets：説明だけで表の骨組みを作ったり、分析（データの傾向を見つけること）を進めやすい
  • Slides：文章を要点化してスライド構成に落としやすい
  • Drive：探し物（ファイル検索）を“会話っぽく”やりやすい

「どのボタン押せばいいの…？」ってなる前に、まずはよく使う2〜3パターンだけ覚えるのがおすすめです。

こんな人におすすめ

  • 議事録や提案書の下書きに時間がかかる人
  • 表計算が苦手で、Sheetsがとっつきにくい人
  • 社内向け資料が多く、スライドの構成作りがしんどい人
  • Driveの中で「どこに入れたっけ…」が日常の人

無料で使える？料金は？（ここ重要）

今回のWorkspace内Gemini強化は、基本的にGoogle Workspaceの契約（会社・学校など）や、WorkspaceのAI系プランの対象として提供される形が中心です（一般の無料Googleアカウントで常に全部使える、というタイプではないことが多いです）。

  • 個人：使える範囲はアカウント/地域/プランで変わります
  • 会社・チーム：管理者がAI機能を有効化しているかで変わります

なので最初に、あなたのDocsやSheetsにGeminiアイコンや「Gemini」メニューが出ているかだけ確認しましょう。出ていれば、だいたい今日から試せます。

まず試したい：Docsで「下書き→整える」を10分短縮

手順（Docs内で完結）

  1. Google Docsを開く
  2. 右上やサイドにあるGemini（チャット）を開く（表示は環境で少し違います）
  3. 目的を一言で伝える（例：提案書、案内メール、議事録要約）
  4. 出てきた文章を文書に挿入し、必要箇所だけ直す
  5. 同じチャットで「もっと短く」「敬語に」「箇条書きに」など整形指示を追加

コピペで使えるプロンプト例（Docs）

社内向けの提案書って、内容より“型”を作るのが面倒なんですよね。まずは骨組みをAIに作らせるのがコツです。

あなたは社内向け提案書の編集者です。
以下の条件で提案書の下書きを作ってください。

# 目的
〇〇の作業時間を削減する

# 読者
非エンジニアの部長・課長

# 形式
見出し（背景/課題/提案/期待効果/進め方/費用感/リスク）を付け、各見出しは3〜5行。
最後に次アクションを箇条書きで。

# 前提メモ
- 現状：手作業の転記が多い
- 痛み：ミスが出る、締切前が地獄
- 方針：テンプレ化＋自動化（できる範囲で）

出てきた文章が“それっぽいけど固い”場合は、追いプロンプトで整えられます。

上の文章を、社内メールでそのまま送れるトーンに直してください。
・丁寧すぎない（です・ます）
・一文を短く
・専門用語には（かんたん説明）を添える

Sheetsが苦手でもOK：「表を作って」から入る

SheetsのGemini強化は、個人的にライトユーザーに一番効くと思っています。ゼロからセルを設計するのがしんどい人ほど、AIの恩恵が大きいです。

手順（最短ルート）

  1. Google Sheetsを開いて新規作成
  2. Gemini機能（サイドパネルなど）を開く
  3. 「何の表がほしいか」と「列名」を日本語で伝える
  4. 生成された表を土台に、必要な列だけ追加/削除
  5. 追加で「集計して」「グラフ案出して」で仕上げる

コピペで使えるプロンプト例（Sheets）

まずは“家計簿”みたいな身近な例で慣れるのがおすすめです。

1か月分の支出管理シートを作ってください。
列は「日付」「カテゴリ」「支払方法」「金額」「メモ」「固定費フラグ」にして、
カテゴリは候補（食費/日用品/交通/サブスク/交際/その他）を入力規則（選択式）にしてください。

仕事用なら、こんな感じが鉄板です。

案件管理シートを作ってください。
列：案件名、担当、ステータス（未着手/進行中/レビュー中/完了）、期限、優先度（高/中/低）、次アクション、更新日。
「期限までの残日数」列を追加して自動計算する式も入れてください。

※「入力規則（選択式）」「式（関数）」は専門用語っぽいですが、要は“プルダウン”と“自動計算”です。そこまで作ってもらうと一気にラクになります。

Slides：文章を「スライド構成」に変えるコツ

スライドは、文章をそのまま貼ると読まれないので、「見出し＋要点」に変換するのが大事。ここをGeminiに任せると速いです。

手順

  1. Google Slidesを開く
  2. Geminiを開く
  3. 元ネタ（箇条書きメモでもOK）を貼る
  4. 「スライドの枚数」「聞き手」「結論」を指定
  5. 生成結果をベースに、あなたの言葉を少し足す

コピペで使えるプロンプト例（Slides）

以下のメモを、5枚の社内共有スライド構成にしてください。
対象：営業チーム（忙しい）
ゴール：明日から何を変えるかが分かること
条件：各スライドは「タイトル＋箇条書き3つ」まで。

---メモ---
（ここにあなたのメモを貼る）

Drive：探し物は「質問のしかた」で時短できる

Drive内検索は、ファイル名が思い出せない時に詰みがちですよね。Geminiが入ってくると、「内容ベースで探す」方向に寄せやすくなります。

おすすめの聞き方（例）

先月の「見積」について、取引先A社向けの資料を探しています。
・たぶんPDFかスライド
・中に「更新費用」という言葉が入っていた気がする
候補をいくつか出して、どれがそれっぽいか判断材料も教えてください。

※ここは権限（閲覧できる範囲）に依存します。会社アカウントの場合は特に、共有設定の範囲内での検索になります。

うまくいくコツ：プロンプトは「条件3点セット」

ライトユーザーでも成功率が上がる、超シンプルな型があります。

  • 誰向け？（例：非エンジニアの上司、顧客、社内メンバー）
  • 何の目的？（例：意思決定、共有、依頼、合意形成）
  • どの形式？（例：見出し構成、箇条書き、表、5枚スライド）

これだけで「それっぽいけど使えない」文章が激減します。

まとめ：まずは「Docsの下書き」か「Sheetsの表作り」から

Workspace内のGeminiが強くなるほど、AIは“別アプリ”ではなく、普段の作業の横にいる相棒になっていきます。難しい使い方より、毎日やってる作業を1つだけ置き換えるのがいちばん効きます。

  • まずはDocsで下書き→整形を試す
  • 次にSheetsで「表を作って」から入る
  • 慣れたらSlidesで構成化、Driveで探し物を時短

今日の宿題は1つだけ。「いつも作ってる文書」を開いて、この記事のプロンプトを1回コピペしてみてください。たぶん、想像よりちゃんと使えます。

参考リンク

Photo by Jonathan Kemper on Unsplash